Tus equipos de ventas y asistencia a menudo se encuentran repitiendo acciones en Inbox, como asignar conversaciones después del filtrado, etiquetar de cierta manera o enviar una respuesta y pausar la conversación. Las macros te permiten optimizar estas acciones en un solo clic, y te dan la flexibilidad de ajustarlas para una experiencia personalizada.

Nota: Las macros con acciones sólo están disponibles en ciertos planes de Intercom. Mira nuestros planes y precios aquí.

Las macros pueden crearse y gestionarse en dos puntos: El Inbox de última generación o en los Ajustes de tu espacio de trabajo.

Usa Command-K o el ícono de acción en el procesador de texto y busca “Crear una macro nueva”:

Consejo: Busca en “gestionar macros” (Manage macros), aquí, un atajo a la página de ajustes de macros:

Primero, titula tu macro. El nombre es la primera manera en que tu equipo busca, comparte y usa las macros, así que dale un nombre claro y conciso:

Consejo profesional: Revisa este consejo de práctica efectiva en convenciones de nomenclatura para macros.

Después, introduce el contenido que incluirá esta macro al usarla. Puede utilizarse al responder a un cliente o incluirse en una nota interna para un compañero del equipo.

El contenido puede incluir artículos, emoji, GIF, imágenes o adjuntos:

Nota: Incluir el contenido es totalmente opcional. Las macros pueden aplicar acciones sin una respuesta o nota.

Usa Command-K o el ícono de acción para añadir atributos de un cliente, autor o empresa para un mensaje personalizado. En este ejemplo, sólo incluye el nombre del cliente con un emoji alternativo:

Importante: El contenido no se envía de inmediato cuando aplicas la macro, así que siempre tendrás la oportunidad de personalizarlo más.

Ahora debemos escoger las acciones que tu macro debe aplicar a la conversación, haz clic en “+ Añadir acciones” (+Add actions) para empezar:

Nota: Este paso también es opcional, las macros pueden ser puro contenido.

Las acciones que pueden añadirse a una Macro son:

En este ejemplo enviamos una respuesta, etiquetamos la conversación, la marcamos como prioritaria y se la asignamos al equipo de ventas:

Consejo profesional: Para más ejemplos de macros y algunos consejos de prácticas más efectivas, revisa este artículo.

Ahora selecciona cómo puede usarse esta macro para iniciar conversaciones, responder o sólo añadir notas:

Por último, elige si la macro debe estar disponible para todos en tu espacio de trabajo o sólo para ciertos equipos, o bien sólo para ti:

Consejo profesional: Te recomendamos limitar el número de macros disponibles para cada equipo en tu espacio de trabajo, para que sean más fáciles de ubicar y usar.

Importante: Aun limitadas a equipos específicos, quien sea que tenga permiso de editar macros podrá verlas y editarlas en los ajustes.

Luego guarda la macro, y ¡listo!

También puedes crear macros para tu uso personal. Éstos no serán visibles para nadie más en Ajustes o Inbox de tu espacio de trabajo.

Al crear tu macro, sólo selecciona “Sólo para mí” (Myself only) bajo “Disponible para” (Available for).

Crear una macro desde la página de ajustes sigue los mismos pasos antes mencionados, pero aquí también puedes buscar, filtrar y editar tus macros existentes.

Ve a Ajustes > Datos de [espacio de trabajo] > Macros (respuestas guardadas) -Settings>Workspace data>Macros (saved replies)-, y haz clic en “+ Nueva macro” (New macro):

O bien, para editar una macro existente, sólo selecciónala de la lista izquierda y ya puedes comenzar a editarla directamente:

De manera predeterminada, verás todas las macros de tu espacio de trabajo en la lista izquierda. Esto puede ser filtrado por los distintos equipos que tengan acceso, así:

O bien, puedes buscar las macros según su título o contenido de texto:

Incluso puedes combinar la búsqueda y un filtro. Este ejemplo muestra todas las macros del equipo de Ingeniería de Asistencia que contienen la palabra “Error” (Bug):

Nota: Las búsquedas no son sensibles a mayúsculas y minúsculas, pero sí usan coincidencias exactas de cadena de texto (string), así que si escribes varias palabras deberán encontrarse en el mismo orden en la macro. 👌

Desde la página de ajustes de macro, puedes ver cuántas veces se ha usado una macro en los últimos 30 días:

Esto facilita ver qué macros se usan con más frecuencia, y nos informa cómo tu equipo maneja las conversaciones.

Controla tus macros fácilmente según su frecuencia de uso y monitorea si los compañeros las usan de manera correcta, con una exportación de CSV.

Sólo ve a la página de ajustes de macros y haz clic en “Exportar”, en la parte superior derecha:

Esto generará y descargará automáticamente un archivo CSV en tu dispositivo, con los siguientes campos:

Nota: Generar el CSV puede tomar varios segundos (hasta cerca de 30 segundos para más de 10,000 macros).

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